Política de Tratamiento de la Información — Kantala

Versión: 1.0 Fecha de entrada en vigencia: 9 de septiembre de 2026 Última actualización: 22 de septiembre de 2026

Esta política se adopta en cumplimiento de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015 (que compiló el Decreto 1377 de 2013), y regula el tratamiento de datos personales que realiza Kantala.

1. Identificación del Responsable

2. Por qué Kantala es el Responsable, y no los establecimientos

Se hace explícito porque determina a quién debe dirigirse un Titular:

Kantala decide qué datos se recogen, cómo se organizan y para qué se usan. Un establecimiento cliente no puede modificar qué se recoge, no puede desactivar el registro de eventos de diagnóstico, y no puede eliminar los datos de un invitado por su cuenta. Además, Kantala accede a los datos de todos los establecimientos para soporte, para curar el catálogo compartido de canciones y para métricas propias de operación.

Bajo la Ley 1581 eso corresponde a la figura de Responsable del tratamiento, no a la de Encargado.

Los establecimientos son Responsables de forma independiente respecto del uso operativo que hacen de la información dentro de su propio negocio. Eso se regula en el anexo de datos personales de su contrato.

El artista que abre una tocada es Responsable de forma independiente respecto del uso operativo que hace de la información dentro de su propia tocada.

3. Datos que se tratan

Hay dos categorías de Titular y los datos son distintos en cada una.

3.1. Invitados (las personas que piden canciones)

Una persona que escanea el código QR de una mesa y entra a la rockola de un bar o la tocada de un artista. No crea una cuenta, no entrega correo, ni teléfono, ni documento, ni ubicación.

El apodo es un campo de texto libre. Kantala no exige que sea un nombre real y recomienda que no lo sea, pero reconoce que una persona puede escribir su nombre y que la combinación de apodo, mesa y hora puede identificarla. Por eso se trata como dato personal en todos los casos.

3.2. Propietarios y administradores de establecimientos

3.3. Datos que Kantala no recoge

Se declara de forma expresa:

• No se recogen datos sensibles en el sentido del artículo 5 de la Ley 1581: ni salud, ni origen racial o étnico, ni orientación política, ni convicciones religiosas o filosóficas, ni pertenencia a sindicatos, ni datos biométricos, ni vida sexual.
• No se recoge información financiera ni de medios de pago del invitado.
• No se recoge ubicación geográfica.
• No se graba audio ni video de las personas que cantan.
• No se usan cookies de publicidad ni de seguimiento entre sitios propias de Kantala. Ver la sección 8 sobre el reproductor de YouTube.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos del invitado se tratan únicamente para:

1. Operar la fila de la noche: registrar quién se anotó, con qué canción y en qué orden.
2. Aplicar la rotación justa, que es el criterio que ordena los turnos. Es un cálculo automático: el orden en que a alguien le toca lo determina el sistema a partir de cuántas canciones ya pidió, y el anfitrión del establecimiento o el artista puede modificarlo manualmente en cualquier momento.
3. Estimar y mostrar cuánto falta para su turno.
4. Mostrar su apodo en la pantalla del establecimiento o del artista cuando es su turno o cuando está próximo.
5. Registrar qué buscó y no encontró, para completar el catálogo o el repertorio del artista.
6. Producir el resumen de la noche que ve el propietario o el artista. Ese resumen es agregado: cuenta personas y canciones, no perfila individuos.
7. Diagnosticar problemas cuando un establecimiento o un artista reporta una falla.

Los datos del propietario o administrador se tratan para:

1. Autenticar su ingreso a los paneles.
2. Prestar soporte.
3. Gestionar la relación comercial, incluida la facturación.
4. Enviarle comunicaciones sobre el servicio: avisos de cobro, cambios en los términos, incidentes y novedades del funcionamiento. Kantala no envía comunicaciones comerciales ni promocionales. Si algún día decidiera hacerlo, pediría una autorización separada para ese fin.

No se toman decisiones automatizadas con efectos jurídicos sobre ninguna persona. La rotación justa ordena los turnos y siempre puede anularse a mano.

5. Autorización

La autorización del invitado se recoge en la misma pantalla donde escribe su apodo, antes de que cualquier dato se guarde, mediante una acción afirmativa expresa. En esa pantalla se le informa qué se recoge, para qué, cuánto tiempo se conserva y cómo ejercer sus derechos, con enlace a esta política.

La autorización del propietario o administrador se recoge al momento de aceptar los Términos de Uso y crear su acceso.

Kantala conserva evidencia de la autorización otorgada, conforme al artículo 12 de la Ley 1581.

6. Derechos del Titular

Conforme al artículo 8 de la Ley 1581, toda persona cuyos datos trate Kantala puede:

• Conocer qué datos suyos existen, gratuitamente.
• Actualizarlos y rectificarlos cuando sean inexactos, incompletos o induzcan a error.
• Solicitar prueba de la autorización otorgada.
• Ser informada del uso que se ha dado a sus datos.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio.
• Revocar la autorización y solicitar la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual que obligue a conservarlos.
• Acceder gratuitamente a sus datos.

7. Cómo ejercer esos derechos

Canal único: kantalaapp@gmail.com

Área responsable: el Responsable atiende personalmente las solicitudes mientras Kantala no cuente con un área dedicada.

Qué incluir en la solicitud

Un invitado normalmente no tiene un identificador que recuerde, porque Kantala no le pide correo ni documento. Para poder encontrar sus datos conviene indicar:

• el nombre del establecimiento,
• la fecha aproximada de la noche,
• el apodo que usó,
• y, si es posible, la mesa.

Si la persona todavía tiene el mismo celular y navegador, puede ejercer el derecho desde el mismo dispositivo, que es la forma más confiable de identificar sus datos.

Kantala no puede pedir más datos personales que los que ya tiene para verificar una identidad. Si con la información anterior no es posible ubicar los datos con certeza razonable, se le informará al solicitante.

Plazos

Son los del artículo 14 y el artículo 15 de la Ley 1581:

• Consultas: diez (10) días hábiles, prorrogables por cinco (5) más, informando al interesado.
• Reclamos: quince (15) días hábiles, prorrogables por ocho (8) más, informando al interesado.

8. Terceros que intervienen, y transferencia internacional

Kantala se opera sobre servicios de terceros ubicados fuera de Colombia. Se declaran de forma completa:

Sobre el reproductor de YouTube

Kantala no aloja ni distribuye música. Los videos se reproducen mediante el reproductor oficial de YouTube incrustado en la pantalla del establecimiento o del artista.

Al cargarse ese reproductor, Google puede recoger información del navegador donde se reproduce, conforme a sus propias condiciones, sobre las cuales Kantala no tiene control. Aplican la Política de Privacidad de Google y los Términos de Servicio de YouTube.

El reproductor corre en la pantalla del establecimiento o del artista, no en el celular del invitado.

Transferencia internacional

Los proveedores anteriores procesan los datos fuera de Colombia. Eso es una transferencia internacional en los términos del artículo 26 de la Ley 1581, y Kantala la trata así:

• Se declara en esta política y en el Aviso de Privacidad, con el nombre de cada proveedor y lo que toca.
• Se informa al invitado antes de que entregue dato alguno. La pantalla del apodo dice que sus datos se guardan en servidores fuera de Colombia, y su autorización expresa cubre ese tratamiento.
• Los proveedores están sujetos a sus propios términos y compromisos de protección de datos, que Kantala aceptó al contratarlos, y Kantala responde ante el Titular por lo que ellos hagan con los datos.

9. Conservación y anonimización

Kantala conserva el dato personal del invitado treinta (30) días contados desde el cierre de la noche en que participó.

Cumplido ese plazo, los datos que identifican a la persona se anonimizan de forma irreversible: el apodo se sustituye, la mesa se elimina y el identificador de dispositivo se rota, de modo que las filas dejan de referirse a una persona identificable.

Se anonimiza en vez de borrar por una razón que conviene explicar: la información sobre cuántas personas asistieron y qué canciones se cantaron sigue siendo necesaria para el resumen que recibe el propietario o el artista y para saber qué canciones son populares. Esa información, sin apodo ni mesa, ya no es dato personal, y conservarla no afecta a nadie. Lo que desaparece a los 30 días es lo que permite saber que fue esa persona.

Los datos del propietario o administrador se conservan mientras exista la relación comercial, y después hasta por diez (10) años, que es el plazo de conservación de los libros y papeles del comerciante en Colombia, para atender las obligaciones contables, tributarias y comerciales que puedan surgir de esa relación.

10. Seguridad

Medidas efectivamente implementadas:

• Aislamiento entre establecimientos a nivel de base de datos. Cada establecimiento solo puede leer los datos de sus propias noches, aplicado por políticas de la base de datos y no únicamente por la aplicación. Hay pruebas automatizadas que verifican que un administrador no pueda leer los datos de otro establecimiento.
• Acceso sin contraseña para propietarios y administradores, mediante enlace de un solo uso enviado al correo registrado.
• Cifrado en tránsito (HTTPS) en todas las superficies.
• Registro de eventos de la actividad de cada sesión, para poder auditar qué ocurrió.
• Mínimo de datos: el invitado no entrega correo, teléfono, documento ni ubicación, porque el producto no los necesita.

Acceso de Kantala para soporte

Se declara de forma expresa: el personal de Kantala puede consultar la información de la noche de cualquier establecimiento, incluidos los apodos de los invitados, con el fin de atender soporte, curar el catálogo compartido de canciones y operar el servicio. Ese acceso está limitado a las personas expresamente autorizadas.

11. Menores de edad

Kantala está dirigido a establecimientos de consumo de licor, cuyo acceso está restringido a personas mayores de edad, y no solicita ni recoge intencionalmente datos de menores de edad.

Conforme al artículo 7 de la Ley 1581 y a la jurisprudencia constitucional, el tratamiento de datos de menores está proscrito salvo cuando se trate de datos de naturaleza pública o cuando responda al interés superior del menor y respete sus derechos fundamentales.

Si se advierte que se registraron datos de un menor de edad, se suprimirán o anonimizarán al conocerse. Un padre, madre o representante legal puede solicitarlo por el canal de la sección 7.

Nota operativa: el código QR es público y Kantala no verifica la edad. Corresponde al establecimiento controlar el acceso a su local conforme a la ley.

12. Cambios a esta política

Kantala puede modificar esta política. Cuando el cambio afecte las finalidades del tratamiento, se comunicará a los Titulares antes de aplicarlo, por los canales disponibles, y cuando la ley lo exija se solicitará nueva autorización.

La versión vigente estará siempre publicada en https://kantala.co.

13. Vigencia

Esta política rige a partir de su fecha de entrada en vigencia y permanece vigente mientras Kantala trate datos personales.

Las bases de datos permanecen vigentes mientras sea necesario para las finalidades de la sección 4, con la conservación y anonimización de la sección 9.

14. Registro Nacional de Bases de Datos

El Responsable es una persona natural. Conforme al Decreto 090 de 2018, la obligación de inscribir las bases de datos en el Registro Nacional de Bases de Datos de la Superintendencia de Industria y Comercio aplica a las sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos superiores a 100.000 UVT y a las personas jurídicas de naturaleza pública, de modo que no aplica a Kantala mientras esa condición se mantenga. Si cambia, esta sección se actualizará y se hará el registro.